재고관리의 목표는 많이 보관하는 것이 아니다
재고관리의 목표는 품절을 완전히 없애는 것이 아니라 진료 중단 위험, 폐기 비용, 현금과 보관공간을 균형 있게 관리하는 것입니다. 많이 주문하면 단가는 낮아질 수 있지만 유효기간 경과와 사양 변경, 과잉 보관의 비용이 커집니다.
먼저 최근 3개월의 긴급 주문, 품절, 폐기, 중복 발주 사례를 모읍니다. 이 기록은 재고 총액보다 어떤 품목의 기준을 먼저 만들어야 하는지 알려줍니다.
품목을 중요도와 관리 특성으로 나눈다
모든 품목을 같은 빈도로 세면 관리 시간이 낭비됩니다. 품절 시 진료가 중단되는 필수품, 대체 가능한 일반품, 사용량이 적은 저회전품으로 먼저 나눕니다. 여기에 유효기간이 짧거나 단가가 높거나 보관 조건이 까다로운지를 표시합니다.
같은 장갑이라도 규격별 사용량과 대체 가능성이 다를 수 있습니다. 품목명만 쓰지 말고 규격, 포장 단위, 공급처와 대체 가능 품목을 함께 관리해야 주문 오류를 줄일 수 있습니다.
- A: 품절 시 진료 또는 검사가 중단되는 품목
- B: 대체 가능하지만 환자 흐름에 영향을 주는 품목
- C: 일반 운영품과 저회전 품목
- 별도 표시: 고가·유효기간·냉장·위험물·특수 보관 품목
사용량과 실제 납기를 같은 단위로 기록한다
최소 4주, 가능하면 8~12주 동안 입고와 사용량을 기록합니다. 주 단위로 관리할 품목이라면 납기도 주 단위로 바꿔야 계산이 쉽습니다. 주문일과 예정 도착일뿐 아니라 실제 도착일을 기록해 공급처의 변동을 확인합니다.
평균 사용량만 보면 연휴 전후, 검진 기간, 특정 시술 일정의 증가를 놓칠 수 있습니다. 가장 사용량이 많았던 주와 최장 납기를 함께 남겨 변동이 큰 품목을 찾습니다.
- 주간 평균·최대 사용량
- 현재고와 이미 주문한 수량
- 평균·최장 납기
- 최소 주문·묶음 단위
- 유효기간과 보관 가능 공간
- 반품·교환 조건과 대체 공급처
재주문점은 납기 중 사용량과 안전재고의 합이다
재주문점은 재고가 0이 되는 시점이 아니라 새 주문이 도착하기 전에 주문을 시작하는 경고선입니다. 기본식은 ‘평균 사용량 × 실제 납기 + 안전재고’입니다. 예를 들어 주 10개를 쓰고 실제 납기가 2주이며 안전재고가 10개라면 재고가 30개에 도달했을 때 주문 검토를 시작합니다.
안전재고는 모든 품목에 같은 비율로 붙이지 않습니다. 진료 중단 영향, 사용량 변동, 납기 불안정성이 큰 품목은 높이고 대체가 쉽고 당일 조달 가능한 품목은 낮춥니다. 계산 결과는 시작점이며 실제 품절과 폐기 데이터를 보고 조정합니다.
최대재고와 주문량은 다음 주문일까지를 기준으로 한다
최대재고는 보관 가능한 만큼이 아니라 다음 정기 주문일까지 필요한 수량에 안전재고를 더한 운영 상한선입니다. 정기 주문일을 주 1회처럼 고정하면 소량의 즉흥 주문과 배송비를 줄일 수 있습니다.
주문량은 ‘목표 최대재고 - 현재고 - 입고 예정 수량’으로 계산합니다. 다만 공급처의 최소 주문 단위와 유효기간, 보관공간 때문에 실제 수량을 조정하고 그 이유를 기록합니다. 할인 때문에 상한선을 넘길 때는 절감액과 예상 폐기 위험을 함께 비교합니다.
- 정기 주문 요일과 승인 마감 시각
- 발주 작성자와 승인자
- 입고 시 수량·규격·유효기간 확인
- 오배송·파손·온도 이상 처리 절차
선입선출보다 유효기간 우선 출고를 확인한다
입고가 빠른 품목을 먼저 쓰는 원칙만으로는 유효기간이 더 짧은 후입고 품목을 놓칠 수 있습니다. 보관 위치에 유효기간이 가장 가까운 품목이 먼저 사용되도록 배치하고, 개봉 후 사용기한이 달라지는 품목은 개봉일을 표시합니다.
보관 조건은 제조사 표시와 해당 품목의 기준을 따릅니다. 냉장·차광·잠금 등 별도 조건이 있는 품목을 일반 소모품 계산만으로 관리하지 말고 담당자와 점검 주기를 별도로 둡니다.
월 1회 느린 재고와 기준의 오차를 찾는다
월말에는 재고 총액만 보지 말고 장기간 움직이지 않은 품목, 유효기간 임박, 반복 품절, 중복 발주를 확인합니다. 예상 사용량과 실제 사용량의 차이가 컸던 품목은 재주문점과 최대재고를 다시 계산합니다.
재고 조정은 한꺼번에 하지 않습니다. 품절 위험이 큰 A품목 10개부터 기준을 만들고 4주간 운영한 뒤 B품목으로 넓히면 직원이 기록을 유지하기 쉽습니다.
- 이번 달 품절·긴급 주문 횟수
- 폐기 수량과 원인
- 90일 이상 저회전 품목
- 예상 대비 사용량 차이
- 다음 달 기준을 바꿀 품목 3개